Documentos para vender apartamento: guia de 2026

Escrito por: Rodrigo Bellotto, Corretor parceiro PilarHomes

Principais lições deste artigo

Organizar os documentos em três grupos, pessoais, do imóvel e certidões negativas, e respeitar os prazos de validade reduz o risco de paralisação da venda por certidões vencidas.
Imóveis quitados exigem averbação do termo de quitação na matrícula. Imóveis financiados demandam contrato, extrato de saldo devedor e carta de anuência do banco.
Em São Paulo e Curitiba, além das certidões federais e estaduais, o vendedor precisa apresentar certidões municipais de débitos e IPTU. As alíquotas de ITBI são de 3% em São Paulo e 2,7% em Curitiba.
Obter certidões apenas após confirmar a data da escritura aumenta a chance de todos os documentos estarem dentro da validade exigida pelo cartório.
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Contexto e preparação

O processo de venda de um apartamento envolve três grupos de documentos: pessoais do vendedor, do imóvel e certidões negativas. Cada grupo tem prazos de validade distintos, e a ordem de obtenção influencia o risco de vencimento antes da assinatura da escritura. Para organizar esses três grupos de forma eficiente, você precisará ter em mãos desde o início:

Documentos pessoais e do cônjuge, se aplicável
Número da matrícula do imóvel no Cartório de Registro de Imóveis
Contrato de financiamento, se o imóvel ainda tiver saldo devedor
Convenção do condomínio e contato da administradora
Previsão de datas para escritura e registro, para calcular a janela de validade das certidões

Mini-glossário

Matrícula: registro individual do imóvel no Cartório de Registro de Imóveis, que contém histórico de proprietários, área, descrição e eventuais ônus.

Certidão negativa: documento emitido por órgão público ou cartório que atesta a ausência de débitos, ações ou restrições em nome do vendedor ou do imóvel.

ITBI (Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis): imposto municipal pago pelo comprador antes do registro da escritura. Em São Paulo, a alíquota é de 3%; em Curitiba, de 2,7%, calculados sobre o maior valor entre o declarado na transação e o valor venal de referência municipal.

Escritura pública de compra e venda: ato lavrado em cartório de notas que formaliza a transferência de propriedade entre vendedor e comprador.

Com esses conceitos definidos, você está pronto para iniciar a organização dos documentos. O processo segue cinco etapas sequenciais, cada uma com objetivos e prazos específicos.

Passo a passo: documentos necessários para vender apartamento em 2026

Etapa 1 — Documentos pessoais do vendedor

Objetivo: comprovar identidade, estado civil e regularidade fiscal do vendedor.

Ações: reunir os documentos abaixo e verificar se estão legíveis e dentro do prazo aceito pelo cartório.

RG e CPF
Comprovante de residência atualizado, conta de água, luz ou IPTU em nome do vendedor
Certidão de estado civil
Certidão de casamento atualizada com averbação do regime de bens, se casado. O cônjuge deve assinar a escritura de imóvel quando o regime de bens não for o de separação total resultante de pacto antenupcial, conforme o art. 1.647 do Código Civil.
Certidão negativa de débitos federais, CND/CPD-EN da Receita Federal
Certidão negativa de débitos estaduais, Secretaria da Fazenda
Certidão negativa de débitos trabalhistas, CNDT do TST
Certidão negativa de protestos, Cartório de Protestos
Certidão negativa de ações cíveis, Tribunal de Justiça estadual
Certidão negativa de ações na Justiça Federal

Resultado esperado: pasta com documentos pessoais completos, sem pendências fiscais ou judiciais que possam bloquear a escritura.

Atenção: as certidões negativas do vendedor têm validades variadas, geralmente entre 30 e 180 dias dependendo do tipo e do órgão emissor. Obtenha-as apenas quando a data da escritura estiver confirmada.

Etapa 2 — Documentos do apartamento

Objetivo: comprovar a situação jurídica, fiscal e condominial do imóvel.

Documento	Onde obter	Validade	Observação
Matrícula atualizada	Cartório de Registro de Imóveis	30 dias	Confirma titularidade e histórico de 20 anos
Certidão de ônus reais	Cartório de Registro de Imóveis	30 dias	Revela hipotecas, penhoras e alienação fiduciária
Declaração de quitação de condomínio	Administradora ou síndico	A Certidão Negativa de Débito condominial tem prazo de validade até o vencimento da próxima cota condominial, e não de 30 dias contado da data da sua emissão.	Débitos condominiais são obrigação propter rem e transferem-se ao comprador
Ata de eleição do síndico	Administradora do condomínio	Vigência do mandato	Valida a representação legal do condomínio
Certidão negativa de IPTU	Prefeitura municipal	A validade da certidão negativa de IPTU varia por município, sendo comumente de 90 dias.	Confirma ausência de débitos de imposto predial

Com todos os documentos do imóvel organizados, você está pronto para avançar para as certidões específicas da sua cidade. Se preferir contar com apoio especializado durante todo o processo, anuncie com um parceiro PilarHomes e conecte-se à rede líder em alto padrão, com centenas de imobiliárias parceiras e mais de 900 corretores.

Etapa 3 — Certidões negativas específicas por cidade

São Paulo: além das certidões federais e estaduais, o vendedor deve apresentar certidão negativa de débitos municipais emitida pela Prefeitura de São Paulo, SF, Secretaria Municipal da Fazenda, e certidão negativa de débitos de IPTU junto à Secretaria de Finanças. Cartórios paulistanos também podem solicitar certidão de uso e ocupação do solo e habite-se para apartamentos em edifícios mais antigos.

Curitiba: a documentação exigida inclui matrícula atualizada, certidão negativa de ônus e alienações, certidões do vendedor, cíveis, execuções, trabalhistas e fiscais, situação fiscal do imóvel, IPTU e débitos municipais, e declaração de quitação condominial. A Prefeitura de Curitiba emite a certidão de débitos municipais pelo portal da Secretaria Municipal de Finanças.

Além das certidões municipais, a situação do financiamento do imóvel determina um conjunto adicional de documentos obrigatórios. A próxima etapa varia conforme o apartamento esteja quitado ou ainda tenha saldo devedor.

Etapa 4 — Documentos extras: quitado versus financiado

Situação	Documentos adicionais	Onde obter	Observação
Imóvel quitado	Termo de quitação averbado na matrícula	Cartório de Registro de Imóveis	Sem averbação, a matrícula continua mostrando o ônus bancário
Imóvel financiado, saldo devedor	Contrato de financiamento	Instituição financeira	Necessário para comprovar condições do financiamento
Imóvel financiado, saldo devedor	Extrato atualizado do saldo devedor	Banco credor	Inclui encargos de liquidação antecipada e condições de cessão
Imóvel financiado, saldo devedor	Autorização ou carta de anuência do banco	Banco credor	Sem este documento, a transferência não pode ser concluída no cartório

Quem precisa organizar documentos com banco e cartório pode reduzir retrabalho com orientação especializada. Fale com um especialista do PilarHomes e simplifique a venda do seu apartamento de alto padrão.

Etapa 5 — Sequência ITBI e escritura em 2026

O ITBI é obrigação do comprador, mas o vendedor precisa compreender a sequência para não atrasar o fechamento.

Assinatura do contrato de compra e venda, instrumento particular ou escritura preliminar
Comprador solicita guia de ITBI à prefeitura municipal. As alíquotas indicadas no glossário aplicam-se sobre o maior valor entre o declarado e o venal de referência.
Pagamento do ITBI pelo comprador com recursos próprios. O valor não pode ser incluído no financiamento.
Lavratura da escritura pública de compra e venda no cartório de notas, com apresentação de todos os documentos das etapas anteriores
Registro da escritura no Cartório de Registro de Imóveis para transferência definitiva da propriedade

Erros comuns

Erro: certidões vencidas no dia da escritura. As certidões negativas do vendedor têm validades variadas, geralmente entre 30 e 180 dias dependendo do tipo e do órgão emissor. Obtê-las com antecedência excessiva é o erro mais frequente. Como corrigir: agende a obtenção das certidões para dentro do prazo de validade específico antes da data prevista para a escritura, e confirme a data antes de solicitá-las.

Erro: matrícula sem averbação da quitação do financiamento. Imóveis quitados cujo termo de quitação não foi averbado continuam aparecendo como onerados, o que bloqueia a venda. Como corrigir: solicite o termo de quitação ao banco e leve ao Cartório de Registro de Imóveis para averbação antes de iniciar a negociação.

Atenção: exposição desnecessária do endereço. Anunciar o endereço exato do imóvel em portais genéricos expõe dados sensíveis do proprietário. O PilarHomes oferece a funcionalidade de Busca por Raio de Distância, que permite ao comprador localizar o imóvel por proximidade a pontos de interesse sem revelar o endereço exato, o que combina alcance e privacidade.

Erro: falta de centralização do contato com corretores. Acionar múltiplos corretores de forma descoordenada fragmenta a negociação e dificulta o controle do processo. Como corrigir: ao anunciar com um parceiro PilarHomes, o proprietário mantém um único ponto de contato enquanto toda a rede trabalha ativamente pela venda.

Critérios de sucesso

A documentação está pronta para a escritura quando os seguintes indicadores são atendidos:

Todas as certidões pessoais obtidas dentro da janela de 30 dias antes da escritura
Matrícula emitida há no máximo 30 dias, sem ônus não declarados
Declaração de quitação condominial e ata de eleição do síndico em mãos
Para imóveis financiados, extrato de saldo devedor e carta de anuência do banco confirmados
Endereço do imóvel protegido durante o processo de divulgação
Próximo passo claro, escritura agendada no cartório de notas

Dicas avançadas

A funcionalidade de Busca por Raio de Distância do PilarHomes permite que compradores encontrem o imóvel por proximidade a pontos de interesse, como parques, escolas ou vias principais, sem que o endereço exato seja revelado. O resultado aparece em tempo de caminhada, como “menos de 5 min”, e não em distância métrica. Para o vendedor de alto padrão, isso significa alcance amplo com exposição controlada de dados.

Para precificação com base em inteligência de mercado, o Radar PilarHomes oferece acesso ao histórico de transações em um determinado endereço em São Paulo Capital, disponível pelo WhatsApp 11 93620-8601. A funcionalidade fornece dados concretos para apoiar a decisão de preço com mais segurança.

FAQ

Quais documentos são obrigatórios para vender um apartamento em São Paulo em 2026?

O vendedor precisa apresentar documentos pessoais, RG, CPF, comprovante de residência, certidão de estado civil e, se casado, certidão de casamento com averbação do regime de bens, certidões negativas federais, estaduais, trabalhistas e de protestos, além dos documentos do imóvel: matrícula atualizada, certidão de ônus reais, certidão negativa de IPTU emitida pela Prefeitura de São Paulo, declaração de quitação de condomínio e ata de eleição do síndico. As certidões têm prazos de validade distintos, por isso o ideal é seguir a orientação da Etapa 1 sobre o momento de emissão.

E para vender apartamento em Curitiba, há diferenças?

O conjunto de documentos é similar ao de São Paulo, mas a certidão de débitos municipais deve ser emitida pela Secretaria Municipal de Finanças de Curitiba. O ITBI em Curitiba é de 2,7%, enquanto em São Paulo é de 3%, com base de cálculo descrita no glossário. Cartórios curitibanos também exigem certidões cíveis, trabalhistas e fiscais do vendedor, além da declaração de quitação condominial para apartamentos em condomínio.

Preciso de documentos extras para vender um apartamento que ainda está financiado?

Um apartamento financiado exige documentação adicional. Além dos documentos padrão, o vendedor deve apresentar o contrato de financiamento, um extrato atualizado do saldo devedor com encargos de liquidação antecipada e uma carta de anuência ou autorização do banco credor. Sem a carta do banco, o cartório não pode concluir a transferência. Se o financiamento já foi quitado, o termo de quitação emitido pelo banco deve ser averbado na matrícula antes da venda.

Qual é a validade das certidões negativas exigidas para vender um apartamento?

Os prazos de validade variam conforme o tipo de certidão e o órgão emissor. As certidões negativas do vendedor costumam ter validade entre 30 e 180 dias. A certidão negativa de IPTU costuma valer cerca de 90 dias. A Certidão Negativa de Débito condominial vale até o vencimento da próxima cota condominial. Por isso, o momento ideal para obter as certidões é quando a data da escritura já está confirmada.

Como o PilarHomes pode ajudar quem quer vender um apartamento de alto padrão?

Ao anunciar com um parceiro PilarHomes, o proprietário passa a contar com mais de 900 corretores e centenas de imobiliárias parceiras trabalhando ativamente pela venda. O anúncio é único e atualizado, sem anúncios duplicados. A Busca por Raio de Distância protege o endereço exato do imóvel durante a divulgação. O portfólio do PilarHomes inclui imóveis comercializados exclusivamente pelos corretores parceiros da rede, além de opções exclusivas para quem prioriza privacidade total.

Quem busca privacidade e alcance qualificado pode cadastrar o imóvel no PilarHomes e falar com um especialista para estruturar a estratégia de venda.

Conclusão

Preparar os documentos necessários para vender apartamento em 2026 exige atenção a três variáveis simultâneas: validade das certidões, situação do financiamento e especificidades municipais de São Paulo ou Curitiba.

O checklist completo inclui documentos pessoais do vendedor, matrícula e certidão de ônus reais do imóvel, declaração de quitação condominial, ata de eleição do síndico, certidões negativas municipais e, quando aplicável, documentação bancária do financiamento. Revisar os critérios de sucesso antes de agendar a escritura ajuda a confirmar certidões dentro do prazo, matrícula sem ônus não declarados e próximo passo definido.

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Documentos necessários para vender apartamento em 2026

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