# Documentos necessários para vender apartamento

> Descubra quais documentos são necessários para vender um apartamento, por etapa e por situação. Sem surpresas no cartório com o PilarHomes.

**Published:** 2026-09-04 | **Updated:** 2026-10-07 | **Author:** pilar
**URL:** https://www.pilarhomes.com.br/panorama/documentos-necessarios-vender-apartamento
**Type:** post

**Categories:** Mercado imobiliário e investimento

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## Content

*Escrito por: Rodrigo Bellotto, Corretor parceiro PilarHomes | Última atualização: 29 de setembro de 2026*

## Principais lições deste artigo

- **Começar pela matrícula**: revisar a matrícula atualizada, as certidões de ônus, o IPTU e a quitação condominial reduz o risco de exigências de última hora no cartório.
- **Adequar documentos ao estado civil**: organizar os documentos pessoais conforme o estado civil do vendedor evita suspensão da escritura por falta de outorga do cônjuge.
- **Planejar a emissão das certidões**: emitir as certidões negativas do vendedor dentro da validade de 30 a 90 dias evita retrabalho e atrasos.
- **Regularizar situações especiais**: resolver gravames de financiamento e concluir inventário ou partilha antes de anunciar evita negociações que travam no cartório.
- **Contar com apoio especializado**: vender apartamento de alto padrão com corretores parceiros do PilarHomes traz mais segurança documental em todas as etapas.

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## Resposta rápida: quais documentos são necessários para vender um apartamento?

Para vender um apartamento, o vendedor precisa reunir três grupos de documentos: documentos do imóvel, documentos pessoais e certidões negativas. Os principais são matrícula atualizada, certidão de ônus e ações reais, IPTU e declaração de quitação de condomínio, além de RG, CPF, certidão de estado civil, comprovante de residência e certidões da Justiça Federal, Justiça Estadual, Justiça do Trabalho, protestos e distribuidores cíveis.

## Etapas comuns a qualquer venda

## Passo 1: reunir os documentos do imóvel

A matrícula é o documento central da venda, porque identifica o apartamento, a unidade, a fração ideal e o proprietário registrado. Qualquer pendência na matrícula pode levar o banco do comprador a reprovar o financiamento e encerrar o negócio.

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**Atenção:** divergências entre a matrícula e a realidade do apartamento precisam ser corrigidas antes da escritura. Área diferente, número de vaga incorreto ou averbação pendente são situações que levam o cartório a abrir exigências ou recusar o registro.

Os documentos do imóvel a reunir são:

- Matrícula atualizada (certidão de inteiro teor), obtida no Cartório de Registro de Imóveis competente
- Certidão de ônus e ações reais e reipersecutórias, obtida no mesmo cartório
- Carnê ou certidão negativa de IPTU, obtida na prefeitura do município
- Declaração de quitação de débitos condominiais, emitida pela administradora ou pelo síndico
- Convenção do condomínio e ata de eleição do síndico, quando solicitadas pelo cartório ou pelo comprador

Antes de emitir cada documento, vale planejar prazos e custos, porque a validade varia e alguns emolumentos são significativos.

| Documento | Onde tirar | Prazo de validade | Custo estimado |
| --- | --- | --- | --- |
| Matrícula atualizada | Cartório de Registro de Imóveis | [30 dias (prática de mercado)](https://fontanadossantos.adv.br/blog/checklist-antes-de-comprar-um-imovel-documentos-que-voce-precisa-pedir) | Variável por estado (emolumentos do TJ) |
| Certidão de ônus e ações reais | Cartório de Registro de Imóveis | 30 dias (prática de mercado) | R$ 30 a R$ 80, variável por estado |
| Certidão negativa de IPTU | Prefeitura do município | 30 a 90 dias conforme o município | Gratuita ou taxa municipal |
| Declaração de quitação condominial | Administradora ou síndico do condomínio | 30 dias (prática de mercado) | Gratuita ou simbólica |

## Passo 2: organizar os documentos pessoais do vendedor conforme o estado civil

O estado civil define quem precisa assinar a escritura e quais documentos comprovam essa situação. [A venda de imóvel por pessoa casada sem a concordância do cônjuge pode ser anulada em até dois anos, salvo no regime de separação total de bens.](https://fontanadossantos.adv.br/blog/checklist-antes-de-comprar-um-imovel-documentos-que-voce-precisa-pedir) Organizar esses documentos com antecedência reduz o risco de suspensão da escritura na data marcada.

Documentos pessoais básicos para todos os vendedores:

- RG e CPF (ou CNH)
- Comprovante de residência recente
- Certidão de estado civil atualizada

A tabela abaixo mostra, para cada estado civil, qual documento comprova a situação e quem precisa assinar a escritura.

| Situação do vendedor | Documentos adicionais | Observação |
| --- | --- | --- |
| Solteiro | Certidão de nascimento atualizada | Assina sozinho |
| Casado | Certidão de casamento, pacto antenupcial (se houver) | [Cônjuge deve assinar (outorga uxória ou marital), salvo separação total de bens](https://fontanadossantos.adv.br/blog/checklist-antes-de-comprar-um-imovel-documentos-que-voce-precisa-pedir) |
| Divorciado | Certidão de casamento com averbação do divórcio | Comprova que o ex-cônjuge não tem direito sobre o imóvel |
| Viúvo | Certidão de casamento com averbação do óbito | Pode exigir inventário se o imóvel era do casal |
| União estável | Escritura pública declaratória de união estável ou comprovação equivalente | [A existência da união pode não constar em nenhum registro, por isso ambos devem assinar](https://advsantana.com/perguntas-e-respostas/contrato-imobiliario) |

## Passo 3: emitir as certidões negativas do vendedor

As certidões negativas mostram se o vendedor tem pendências que possam atingir o apartamento. [A lista mínima da Lei 7.433/1985 não cobre toda a pesquisa, por isso advogados costumam pedir também certidões dos distribuidores cíveis e trabalhistas, certidões de protestos e comprovantes de quitação de condomínio, que revelam dívidas ainda não refletidas na matrícula.](https://blog.valenbrasil.com/advocacia-imobiliaria)

Certidões negativas do vendedor a providenciar:

- Certidão da Justiça Federal
- Certidão dos distribuidores cíveis estaduais
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
- Certidão de distribuição trabalhista
- Certidão de protestos dos cartórios da cidade do imóvel e da residência do vendedor, geralmente dos últimos 5 anos
- Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (Receita Federal)

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**Erros comuns:** tirar todas as certidões com muita antecedência e precisar refazê-las na data da escritura. [Certidões de distribuição têm validade de 30 a 90 dias e precisam ser revalidadas em negociações longas.](https://fontanadossantos.adv.br/blog/checklist-antes-de-comprar-um-imovel-documentos-que-voce-precisa-pedir) Emita-as somente quando o negócio estiver encaminhado, para que não percam a validade.

## Situações específicas que exigem atenção extra

## Passo 4: se o apartamento estiver financiado, resolver o gravame antes de vender

[Um imóvel financiado pode ser vendido no Brasil, mas enquanto o financiamento estiver ativo o bem costuma ficar vinculado ao banco por alienação fiduciária ou outra garantia contratual, o que impede a transferência como se estivesse totalmente quitado.](https://luizfabri.adv.br/vender-imovel-financiado-e-possivel)

Existem três caminhos principais:

1. Quitação antecipada pelo vendedor, com emissão da carta de baixa e averbação da extinção do gravame na matrícula
2. Quitação com o dinheiro da própria venda, com o banco do comprador atuando como interveniente quitante
3. Cessão do contrato de financiamento ao comprador, mediante aprovação formal do banco

[Sem anuência expressa do credor, o vendedor não pode transferir direitos sobre imóvel em alienação fiduciária, conforme o art. 29 da Lei 9.514/1997, e a venda não é registrada.](https://phc.adv.br/comprar-imovel-financiado-transferencia-contrato-de-gaveta)

Documentos adicionais para apartamento financiado:

- Extrato atualizado do contrato de financiamento com saldo devedor
- Autorização do banco para a venda ou cessão
- Carta de baixa ou termo de quitação emitido pelo credor após a quitação
- Comprovantes de pagamento das parcelas
- Documentação do comprador para análise de crédito, quando houver cessão

A diferença entre um apartamento quitado e um financiado está no que precisa ser resolvido antes da transferência. A tabela abaixo resume os dois cenários.

| Cenário | Documentos específicos | Ponto de atenção |
| --- | --- | --- |
| Apartamento quitado | Matrícula sem gravames, certidões do imóvel e pessoais | Verificar se há averbações pendentes na matrícula |
| Apartamento financiado | Extrato de saldo devedor, autorização do banco, carta de baixa após quitação | Sem averbação da baixa no cartório, o gravame permanece na matrícula e impede a transferência |

[Resolver o gravame com segurança: fale com um corretor parceiro do PilarHomes](https://www.pilarhomes.com.br/?utm_source=ai-growth-agent&utm_term=documentos-necessarios-vender-apartamento&utm_medium=agent)

## Passo 5: se o apartamento for herdado ou estiver em inventário, regularizar a titularidade

Sem inventário ou arrolamento, a venda direta de imóvel de herança costuma ser inviável, porque é necessário abrir o procedimento e registrar o formal de partilha antes da venda definitiva. Esse processo pode levar meses, por isso a regularização precisa começar cedo.

Documentos adicionais para apartamento herdado:

- Certidão de óbito do proprietário anterior
- Formal de partilha em inventário judicial ou escritura pública de inventário e partilha em inventário extrajudicial
- Registro da partilha na matrícula do imóvel
- RG, CPF e certidão de estado civil de todos os herdeiros
- Guia paga do ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação)

O que muda entre um inventário concluído e um ainda em andamento é o documento que comprova a titularidade. A tabela a seguir compara os dois casos.

| Cenário | Documentos específicos | Ponto de atenção |
| --- | --- | --- |
| Apartamento herdado (inventário concluído) | Formal de partilha ou escritura de inventário registrada na matrícula, certidão de óbito, documentos de todos os herdeiros | Matrícula desatualizada pode esconder problemas que inviabilizam a venda |
| Apartamento em inventário (ainda não concluído) | Alvará judicial, quando aplicável, ou conclusão do inventário antes da venda | A venda em inventário depende de exigências legais específicas e, em alguns casos, de autorização judicial |

## Verificação extra: exigências do condomínio

[O art. 1.345 do Código Civil estabelece que o adquirente responde pelos débitos condominiais do alienante.](https://paulodetarso.adv.br/blog/contrato-de-compra-e-venda-de-imovel-o-que-conferir) Dívidas de condomínio acompanham o imóvel e podem ser cobradas do novo proprietário, por isso precisam ser resolvidas antes da escritura.

Documentos e exigências típicas do condomínio:

- Declaração de quitação de taxas condominiais, emitida pela administradora ou pelo síndico, contendo o CNPJ do condomínio e a assinatura do responsável
- Ausência de débitos de fundo de obras ou taxas extraordinárias aprovadas em assembleia
- Convenção do condomínio e ata de eleição do síndico, quando solicitadas
- Eventuais taxas de transferência previstas na convenção

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**O que revisar antes de anunciar:**

- Débitos de condomínio em aberto, incluindo cotas ordinárias e extraordinárias
- Obras aprovadas em assembleia com parcelas ainda não vencidas, que passarão ao comprador
- IPTU em atraso junto à prefeitura
- Existência de ações de cobrança condominial em andamento

## Passo 6: seguir a ordem do processo, do ITBI ao registro

Seguir a sequência correta de atos evita retrabalho e deslocamentos desnecessários entre cartório e prefeitura.

1. Negociar e assinar o contrato de compra e venda
2. O comprador recolhe o ITBI à prefeitura
3. Lavrar a escritura pública no tabelionato de notas, com a guia do ITBI quitada
4. Registrar a escritura no Cartório de Registro de Imóveis
5. Entregar as chaves e a posse ao comprador

[Na prática, o ITBI costuma ser pago antes da lavratura da escritura, porque o tabelião exige a guia recolhida, embora o fato gerador do imposto só se complete com o registro.](https://phc.adv.br/itbi-quem-paga-quando-pagar-e-base-de-calculo) A escritura é lavrada no tabelionato de notas, e o registro é feito no Cartório de Registro de Imóveis. [A propriedade só se transfere com o registro do título na matrícula, conforme o art. 1.245 do Código Civil.](https://fontanadossantos.adv.br/blog/checklist-antes-de-comprar-um-imovel-documentos-que-voce-precisa-pedir)

[A Lei 7.433/1985 exige que o tabelião registre no ato notarial o comprovante de pagamento do ITBI, das certidões fiscais e das certidões de propriedade e de ônus reais.](https://blog.valenbrasil.com/advocacia-imobiliaria)

## Passo 7: entender os custos e quem paga cada etapa

[Na prática, quase todos os municípios elegem o comprador como contribuinte do ITBI, conforme o art. 42 do Código Tributário Nacional.](https://phc.adv.br/itbi-quem-paga-quando-pagar-e-base-de-calculo) A escritura e o registro também costumam ficar por conta do comprador. A divisão, porém, é negociável e precisa constar expressamente do contrato.

As certidões negativas do vendedor são, em regra, custeadas por ele. O mesmo vale para as certidões do imóvel, que ficam a cargo do vendedor. Já as diligências extras que o comprador decide solicitar correm por conta dele.

Sobre os valores:

- **ITBI**: alíquotas variam por município. Em São Paulo costuma ser de 3% sobre o valor de referência do município. [O STJ fixou no Tema 1.113 que o município não pode arbitrar previamente a base de cálculo com valor de referência unilateral.](https://phc.adv.br/itbi-quem-paga-quando-pagar-e-base-de-calculo)
- **Escritura pública**: segue tabela progressiva do Tribunal de Justiça do estado
- **Registro no Cartório de Registro de Imóveis**: também segue tabela estadual progressiva
- **Certidões negativas pessoais**: [a maioria das certidões emitidas online nos portais da Justiça Federal, Justiça do Trabalho e Receita Federal é gratuita](https://quickusecalculator.com/pt/blog/custos-invisiveis-comprar-imovel-2026)

Alíquotas e emolumentos variam por município e por valor do apartamento. Consultar a prefeitura e o cartório do município do imóvel permite estimar com precisão o custo total da operação.

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## Perguntas frequentes (FAQ)

### É possível vender apartamento sem escritura?

Para imóveis acima de 30 salários mínimos, a venda exige escritura pública lavrada em tabelionato de notas. [O art. 108 do Código Civil traz essa exigência.](https://paulodetarso.adv.br/blog/contrato-de-compra-e-venda-de-imovel-o-que-conferir) A exceção ocorre em financiamentos bancários com alienação fiduciária, em que [o contrato firmado com o banco tem força de escritura pública e segue diretamente para o Cartório de Registro de Imóveis.](https://quickusecalculator.com/pt/blog/custos-invisiveis-comprar-imovel-2026) Contratos particulares sem registro dificultam financiamento e transferência, por isso o caminho seguro é regularizar a cadeia dominial e lavrar a escritura.

### Quais documentos o condomínio exige para vender apartamento?

O condomínio costuma exigir, no mínimo, a declaração de quitação de débitos condominiais, emitida pela administradora ou pelo síndico, com CNPJ do condomínio e assinatura do responsável. Muitos cartórios também pedem a convenção do condomínio e a ata de eleição do síndico. Débitos de cotas ordinárias ou extraordinárias aprovadas em assembleia acompanham o imóvel e podem ser cobrados do novo proprietário, por isso o tabelião pode exigir a certidão negativa na data da escritura. Obras aprovadas com parcelas futuras também passam ao comprador e precisam ser avaliadas na negociação.

### Quanto tempo leva para reunir a documentação?

Em cenários simples, o tempo total para reunir as certidões necessárias costuma ficar entre 3 e 15 dias úteis, conforme município e cartório. Esse prazo considera a validade curta das certidões comentada no passo 3. Quando há financiamento ativo, o prazo depende da resposta do banco para emissão do saldo devedor e da carta de baixa, o que pode levar semanas. Inventários e regularizações de matrícula podem estender o processo por meses. O PilarHomes conecta o proprietário a corretores especialistas que orientam sobre pendências documentais desde o início.

### Quem paga o ITBI na venda de apartamento?

O ITBI costuma ser pago pelo comprador. [Quase todos os municípios brasileiros elegem o adquirente como contribuinte, conforme o art. 42 do Código Tributário Nacional.](https://phc.adv.br/itbi-quem-paga-quando-pagar-e-base-de-calculo) As partes podem negociar outra divisão no contrato, mas esse acordo vale apenas entre elas, porque o município continua cobrando de quem a lei municipal indicar. O passo 7 detalha o momento de pagamento e a relação com a lavratura da escritura.

### O que fazer quando falta escritura ou a matrícula está desatualizada?

Quando o imóvel não tem escritura e existe apenas contrato particular, é necessário regularizar a cadeia dominial antes da venda. Essa regularização pode envolver [adjudicação compulsória extrajudicial, prevista no art. 216-B da Lei 6.015/1973, desde a Lei 14.382/2022,](https://paulodetarso.adv.br/blog/contrato-de-compra-e-venda-de-imovel-o-que-conferir) ou outras medidas jurídicas. Quando a matrícula está desatualizada, sem averbação de construção, mudança de estado civil ou desmembramento, o registrador pode abrir exigências ou indeferir o título. Identificar essas pendências antes de assinar proposta ou contrato de arras evita que a venda trave na fase final. Corretores parceiros do PilarHomes contam com assessoria especializada para mapear esses pontos e orientar o proprietário.

[Venda seu imóvel de alto padrão com o PilarHomes e apoio de corretores especialistas](https://www.pilarhomes.com.br/?utm_source=ai-growth-agent&utm_term=documentos-necessarios-vender-apartamento&utm_medium=agent)

## O passo a passo que evita surpresas no cartório

Reunir a documentação na ordem certa separa uma venda tranquila de meses de exigências no cartório. Quando o imóvel já está regular, o próximo passo é colocá-lo no mercado com profissionais que conhecem o alto padrão, entendem a rotina de cartórios e antecipam pendências documentais antes da assinatura da escritura.

## Saiba mais

- [Documentos para venda de imóvel: checklist completo 2026](https://pilarhomes.com.br/panorama/documentos-para-venda-de-imovel/?utm_source=ai-growth-agent&utm_term=documentos-necessarios-vender-apartamento&utm_medium=agent)
- [Como vender apartamento com segurança: guia passo a passo](https://pilarhomes.com.br/panorama/como-vender-apartamento-com-seguranca/?utm_source=ai-growth-agent&utm_term=documentos-necessarios-vender-apartamento&utm_medium=agent)
- [Guia prático: como preparar apartamento para venda](https://pilarhomes.com.br/panorama/preparar-apartamento-para-venda/?utm_source=ai-growth-agent&utm_term=documentos-necessarios-vender-apartamento&utm_medium=agent)
- [Vender apartamento em condomínio fechado: passo a passo](https://pilarhomes.com.br/panorama/vender-apartamento-condominio-fechado/?utm_source=ai-growth-agent&utm_term=documentos-necessarios-vender-apartamento&utm_medium=agent)
- [Documentos para vender casa de alto padrão: guia de 2026](https://pilarhomes.com.br/panorama/documentos-para-vender-casa-luxo/?utm_source=ai-growth-agent&utm_term=documentos-necessarios-vender-apartamento&utm_medium=agent)

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## Discovery Endpoints for AI Agents

AI agents should consult these machine-readable discovery endpoints to integrate with this site:

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- **A2A Agent Card:** [https://www.pilarhomes.com.br/panorama/.well-known/agent-card.json](https://www.pilarhomes.com.br/panorama/.well-known/agent-card.json)
- **MCP Server (Streamable HTTP):** [https://www.pilarhomes.com.br/panorama/.well-known/mcp](https://www.pilarhomes.com.br/panorama/.well-known/mcp)

## Citations

- [Imóveis exclusivos no Jardim Paulistano: guia para 2026](https://www.pilarhomes.com.br/panorama/melhores-imoveis-exclusivos-jardim-paulistano)
- [Quanto vale meu imóvel na Vila Olímpia? Guia passo a passo](https://www.pilarhomes.com.br/panorama/quanto-vale-imovel-vila-olimpia)
- [Valorização no Jardim Paulistano: como ler os números reais](https://www.pilarhomes.com.br/panorama/valorizacao-imoveis-jardim-paulistano)
- [Documentos para vender imóvel no Jardim Paulista](https://www.pilarhomes.com.br/panorama/documentos-vender-imovel-jardim-paulista)
- [Vender off market na Vila Nova Conceição: guia passo a passo](https://www.pilarhomes.com.br/panorama/vender-imovel-off-market-vila-nova)

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