Escrito por: Rodrigo Bellotto, Corretor parceiro PilarHomes | Última atualização: 19 de julho de 2026
Principais lições deste artigo
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Organizar documentos pessoais, do imóvel e certidões negativas com antecedência evita atrasos na escritura e rejeições bancárias.
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Documentos como matrícula e certidão de ônus reais têm validade de 30 dias, certidões de estado civil, 90 dias, e CNDT, 180 dias. Planeje a coleta em ordem inversa de prazo.
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Certidões negativas pessoais não são mais obrigatórias para registro, mas a obtenção voluntária demonstra boa-fé e reduz questionamentos futuros.
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Portais oficiais permitem emitir a maioria das certidões de forma gratuita ou com baixo custo, o que facilita o processo para vendedores em São Paulo e Curitiba.
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Documentos pessoais do vendedor
RG e CPF
O vendedor deve apresentar os originais e cópias legíveis do RG e do CPF, frente e verso. Muitos cartórios aceitam a CNH como documento de identidade em substituição ao RG. Fotos tiradas pelo WhatsApp não são aceitas. Se o vendedor for casado, os documentos do cônjuge também são obrigatórios.
Certidão de estado civil atualizada (validade de 90 dias)
Alguns cartórios podem exigir certidão de estado civil emitida nos últimos 90 dias para escrituras imobiliárias, mas não há exigência legal geral ou uniforme em todo o Brasil. A documentação varia conforme a situação:
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Solteiros: certidão de nascimento atualizada
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Casados: certidão de casamento com anotação do regime de bens
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Divorciados: certidão de casamento com averbação do divórcio
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Viúvos: certidão de casamento mais certidão de óbito do cônjuge
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União estável: escritura pública declaratória ou sentença judicial de reconhecimento
Comprovante de residência
Alguns cartórios podem solicitar comprovante de residência em nome do vendedor. Contas recentes de água, luz, gás ou IPTU costumam ser aceitas.
Outorga conjugal
Se o vendedor for casado sob qualquer regime que não seja a separação total de bens, o cônjuge deve assinar a escritura de venda, o que caracteriza a outorga conjugal. A ausência dessa assinatura pode tornar o ato anulável. Essa verificação evita retrabalho na fase de escritura.
⚠ Atenção: certidões de estado civil emitidas há mais de 90 dias costumam ser recusadas pelos cartórios. Solicite-as quando a data da escritura estiver próxima de ser definida.
Documentos do imóvel
Matrícula atualizada
A matrícula do imóvel, emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis competente, comprova titularidade, histórico de proprietários, descrição do bem e eventuais ônus registrados. A certidão de inteiro teor da matrícula para lavratura de escrituras públicas possui validade de 30 dias corridos a contar de sua emissão. A emissão pode ser solicitada pelo portal registradores.onr.org.br.
⚠ Atenção: reformas e ampliações não averbadas na matrícula podem levar bancos a rejeitar laudos de avaliação e compradores a pedir revisão de preço. Regularize essas alterações antes de anunciar.
Certidão de ônus reais
A Certidão de Ônus Reais, emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis, detalha hipotecas, penhoras judiciais, alienações fiduciárias e locações com cláusula de vigência. Essa certidão também tem validade de 30 dias para fins de lavratura de escrituras públicas e atos notariais relativos a imóveis.
Certidão negativa de IPTU
A Certidão Negativa de Débitos de IPTU, emitida pela Secretaria Municipal da Fazenda, confirma a inexistência de débitos fiscais vinculados ao imóvel, obrigações que acompanham o bem e podem ser transferidas ao comprador. Em São Paulo, o documento pode ser obtido pelo portal da Prefeitura de SP. Em Curitiba, a emissão ocorre pelo portal da Prefeitura Municipal de Curitiba.
Habite-se e planta aprovada
Para imóveis novos ou reformados, o vendedor deve apresentar o habite-se, também chamado de Auto de Conclusão de Obra, e as plantas aprovadas pela prefeitura, além da averbação das benfeitorias na matrícula. Em São Paulo, o AVCB é obrigatório para a maioria das edificações, especialmente comerciais, industriais e condomínios, dependendo do tipo de ocupação, área construída, altura e nível de risco.
Declaração de quitação condominial
Para apartamentos, a Certidão Negativa de Débitos Condominiais, emitida pela administradora ou pelo síndico, é obrigatória, pois as taxas condominiais são obrigações propter rem que acompanham o imóvel ao novo proprietário. Essa declaração comprova que não há pendências financeiras com o condomínio.
Certidões negativas do vendedor
As certidões negativas pessoais do vendedor abrangem distribuição cível e criminal, protestos, ações trabalhistas e débitos tributários nas esferas federal, estadual e municipal, nas comarcas de residência do vendedor e de localização do imóvel. Essa checagem reduz o risco de alegações futuras de fraude à execução.
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Certidão de Distribuidor Cível e Criminal (Justiça Estadual)
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Certidão de Feitos da Justiça Federal
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Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
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Certidão Negativa de Protestos de Títulos
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Certidão de Débitos Tributários Federais (Receita Federal e PGFN)
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Certidão de Débitos Estaduais (Sefaz SP ou Sefaz PR)
Em São Paulo, as certidões estaduais e da Justiça Estadual são emitidas pelos portais do Tribunal de Justiça de SP, tjsp.jus.br, e da Sefaz SP. No Paraná, os equivalentes são emitidos pelo portal do TJPR, tjpr.jus.br, e da Sefaz PR. As certidões federais, como Receita Federal, PGFN e CNDT, são emitidas gratuitamente em portais nacionais.
⚠ Atenção: a CNDT é emitida instantaneamente e de forma gratuita no portal do TST, enquanto certidões de distribuidor cível podem levar alguns dias úteis. Planeje a coleta com antecedência.
Nota sobre a Lei 14.382/2022 e a decisão do CNJ: a Lei 14.382/2022 desobriga comprador e vendedor de apresentar certidões negativas como condição para o registro do imóvel, pois o comprador de boa-fé não responde por dívidas não averbadas na matrícula. Em setembro de 2025, o CNJ reafirmou a proibição de cartórios exigirem CNDs ou CPENs como condição para registrar ou averbar escrituras de compra e venda de imóveis. Mesmo assim, a obtenção voluntária das certidões continua sendo recomendada para demonstrar boa-fé e reduzir o risco de alegações de fraude à execução.
Estimativa de custos e prazos de validade
Conhecer custos e prazos de validade ajuda a montar um cronograma realista de emissão de documentos. A tabela abaixo reúne os principais documentos para venda de imóvel, com custos médios, prazos de validade e portais de emissão. O custo das certidões varia de acordo com o estado, o cartório e a quantidade de documentos solicitados. Certidões federais, estaduais e municipais de débitos tributários são gratuitas nos portais oficiais.
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Documento |
Custo estimado |
Validade |
Portal de emissão |
|---|---|---|---|
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Matrícula atualizada (certidão de inteiro teor) |
Variável |
30 dias |
registradores.onr.org.br |
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Certidão de Ônus Reais |
Variável |
30 dias para fins de lavratura de escrituras e atos notariais |
Cartório de Registro de Imóveis competente |
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Certidão Negativa de IPTU |
Gratuita em alguns municípios como São Paulo |
Variável, em geral entre 60 e 90 dias |
Prefeitura de SP ou Prefeitura de Curitiba |
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Certidão de estado civil (nascimento ou casamento) |
Gratuita na primeira via ou com taxa cartorial |
Variável |
Cartório de Registro Civil |
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Certidão de Distribuidor Cível ou Criminal (Justiça Estadual) |
Gratuita a R$ 50, valor variável por estado |
Variável |
tjsp.jus.br ou tjpr.jus.br |
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Certidão de Feitos da Justiça Federal |
Gratuita |
Variável |
jfsp.jus.br ou jfpr.jus.br |
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CNDT (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas) |
Gratuita |
180 dias |
tst.jus.br |
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Certidão Negativa de Protestos |
Variável |
30 dias |
Cartório de Protestos da comarca |
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Certidão de Débitos Tributários Federais (Receita Federal e PGFN) |
Gratuita |
180 dias |
receita.fazenda.gov.br |
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Declaração de quitação condominial (apartamentos) |
Gratuita ou com taxa administrativa |
Sem prazo fixo, desde que a data de emissão seja recente |
Administradora do condomínio |
⚠ Atenção: certidões com validade de 30 dias expiram rapidamente. Evite obtê-las antes de ter a data de escritura confirmada. Organize a coleta em ordem inversa de prazo, começando pelas de emissão mais demorada e finalizando com matrícula e ônus reais.
Próximos passos
Com a documentação organizada, o imóvel está pronto para ser anunciado. No mercado brasileiro, o tempo médio de venda de uma propriedade chega a 16 meses, o que reflete alcance limitado e falta de compradores qualificados em muitos processos.
Ao anunciar com um parceiro PilarHomes, o imóvel passa a ser trabalhado por mais de 900 corretores e centenas de imobiliárias parceiras especializadas em alto padrão em São Paulo e Curitiba. O proprietário centraliza o relacionamento com um único corretor verificado e conta com o alcance de toda a rede, líder do segmento em volume de vendas e VGV. Essa estrutura garante que o anúncio seja único, sem anúncios duplicados, com informações sempre atualizadas. Para preservar a privacidade, o endereço exato do imóvel não é exposto publicamente. Para quem prefere ainda mais reserva, o PilarHomes também comercializa imóveis de forma off-market, sem exposição pública.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para reunir todos os documentos para vender um imóvel?
Em geral, é possível reunir toda a documentação em 5 a 10 dias úteis, dependendo dos prazos de cada documento. Como mencionado, a CNDT sai na hora pelo portal do TST, enquanto certidões de distribuidor cível podem levar até 5 dias úteis. A matrícula atualizada pode ser solicitada pelo portal registradores.onr.org.br, com prazos variáveis. O planejamento deve começar pelas certidões de prazo mais longo.
Quais documentos para venda de imóvel são gratuitos?
Várias certidões são emitidas sem custo pelos portais oficiais. Entre elas estão a Certidão de Débitos Tributários Federais, da Receita Federal e da PGFN, a CNDT, do Tribunal Superior do Trabalho, a Certidão de Feitos da Justiça Federal e a Certidão Negativa de IPTU nos portais das prefeituras de São Paulo e Curitiba. Os principais custos recaem sobre a matrícula atualizada, a Certidão de Ônus Reais e as certidões de protestos, que envolvem emolumentos cartoriais.
A certidão negativa de débitos ainda é obrigatória para vender um imóvel em 2026?
Não como condição para o registro. Conforme explicado acima, a legislação de 2022 e a decisão do CNJ protegem o comprador de boa-fé em relação a dívidas que não estejam averbadas na matrícula. A obtenção voluntária das certidões continua recomendada para demonstrar transparência e reduzir questionamentos futuros sobre fraude à execução.
Existe diferença entre os documentos exigidos em São Paulo e em Curitiba?
A estrutura documental é essencialmente a mesma nas duas cidades, pois segue a legislação federal. As diferenças práticas aparecem nos portais de emissão, como TJSP e TJPR, Sefaz SP e Sefaz PR, nas prefeituras locais, nos emolumentos cartoriais, que variam por tabela estadual, e na alíquota do ITBI, que é de 3 por cento em São Paulo. Uma diferença prática é que São Paulo exige AVCB para mais tipos de edificação, conforme descrito acima, enquanto no Paraná os requisitos podem variar por cartório.
Como o PilarHomes pode ajudar quem está organizando a documentação para vender?
O PilarHomes conecta o proprietário diretamente a corretores verificados e especializados em imóveis de alto padrão em São Paulo e Curitiba. Esses profissionais têm experiência prática com o processo documental e podem orientar o vendedor sobre prazos, portais de emissão e eventuais pendências antes do anúncio. Além disso, o modelo de rede descrito acima garante alcance amplo sem comprometer a privacidade do imóvel.
Conclusão
Organizar a documentação com antecedência reduz atrasos na escritura, diminui o risco de rejeições por parte de financiadores e evita renegociações de última hora. O checklist completo envolve documentos pessoais com validade de 90 dias, documentos do imóvel com validade de 30 dias e certidões negativas com prazos entre 30 e 180 dias, todos com portais oficiais de emissão acessíveis. Quanto mais cedo o processo começar, menor o risco de vencimento de certidões antes da data da escritura.
